Logiciel ERP : Réussir la migration des données

La reprise des données est une étape cruciale dans un projet ERP. Elle permet de collecter toutes les données existantes de votre entreprise pour les importer dans votre nouveau logiciel ERP. Cette reprise de données s’articule en plusieurs étapes : la préparation des données, le contrôle des données et l’import des données . Découvrez dans cet article comment réussir la migration de vos données vers votre nouvel ERP.

Lorsque vous démarrez un projet ERP, l’étape de la migration des données est un axe important à prendre en compte. Il sera donc nécessaire de constituer une équipe dédiée à la reprise et migration des données pour la bonne réussite du projet. En effet, dans la majeure partie des cas, l’entreprise souhaite reprendre ses données stockées pour les injecter dans le nouvel outil. Il est donc nécessaire de prendre en compte l’ensemble des données de l’entreprise, en sachant qu’une fois ces données prises en compte, il faudra suivre les étapes ci-après :

• le nettoyage des données,
• la vérification des données,
• l’import des données,
• le contrôle des données.

Afin de ne pas passer à côté de certaines données, il est essentiel de les identifier. Voici les différents types de données à récolter :

• Les données de référentiels sont toutes les données concernant les clients, les fournisseurs, les contacts, la nomenclature des produits vendus et achetés, etc.
• Les données de structure regroupent toutes les informations servant à l’analyse de la structure de l’entreprise : le plan comptable, les axes analytiques, la numérotation des pièces de gestion, etc.
• Les données de gestion représentent : les factures de ventes et d'achats avec leurs soldes, les commandes client et fournisseur en cours, le stock, etc.

Il est important de réaliser une sauvegarde complète de votre ancien ERP afin de garder une trace de toute votre activité passée. Comme vu précédemment, l’équipe projet (et la direction de l’entreprise) vont définir ensemble les données qu’ils souhaitent importer dans le nouveau logiciel ERP. Avant de commencer l’importation des données vers le nouvel ERP, pensez impérativement à réaliser des tests pour vérifier que votre stratégie est correcte. Si ce n’est pas le cas, vous pourrez alors corriger les erreurs pour obtenir une stratégie valide.

1. Cas n°1 : les structures de vos systèmes d’information sont identiques

Une fois les étapes précédentes réalisées, l’importation des données peut commencer. Les données de structure permettent une exploitation optimale des informations, c’est pourquoi il faut démarrer pas l’importation des données de structure, puis les données de référentiel et pour terminer les données de gestion. 

2. Cas n°2 : les structures de vos systèmes d’information sont différentes

Si les structures de vos systèmes d’information sont différentes, il vous faut effectuer un retraitement afin de trouver des équivalences entre vos logiciels ERP. Ce retraitement peut être effectué grâce à des scripts et/ou des traitements manuels. Une fois le retraitement effectué, vous pouvez suivre les mêmes étapes que dans le cas n°1 ci-dessus.

Lorsque vous décidez de réaliser la migration, pensez à l’effectuer en soirée ou en week-end de manière à ne pas gêner la production de votre entreprise.

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