Obilog - Logiciel GPAO / ERP

Mettre en place un système EDI

30 septembre 2015

Pourquoi mettre en place un système EDI, et comment s’y prendre ?

Pour ce mois de septembre, synonyme de rentrée, nous avons décidé de reprendre un thème d’actualité pour beaucoup de nos clients : l’EDI. Revenons sur les principes de base de l’Échange de Données Informatiques.

L’EDI : qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ?

L’EDI désigne un échange de données structurées entre plusieurs ordinateurs, à partir de messages préétablis et normalisés. Cet échange est réalisé via un mode de communication électronique, entre partenaires indépendants.

Mettre en place un système EDI avec un client, cela peut être un avantage concurrentiel, mais c’est aussi synonyme de gains au sein de l’entreprise.

La technologie permet une réduction des risques associés à la perte de documents ou à la fuite d’informations ainsi qu’une réduction du temps dédié à la gestion et des doubles saisies. Ce mode de communication est valable pour tous les documents commerciaux : commande, avis d’expédition, facture… Il est très lié au produit de GPAO ou logiciel ERP en place dans l’entreprise.

EDI ou Web EDI ?

Lorsqu’une entreprise souhaite mettre en place un système EDI, elle va devoir choisir entre une solution EDI ou Web EDI. Des critères techniques, économiques et organisationnels sont à prendre en compte pour faire le bon choix. En EDI classique, les données sont récupérées dans le module de gestion administrative de l’ERP/GPAO pour être regroupées dans un fichier structuré de type EDIFACT.

Ces données sont ensuite envoyées dans la boîte aux lettres du destinataire via le réseau de télécommunication. Ce mode de communication nécessite entre autre l’achat d’une station EDI et l’abonnement à des services de télécommunications.

En Web EDI, l’envoi et la réception des messages sont transparents pour le donneur d’ordre. Le Web EDI reçoit les messages sous forme de formulaires. L’utilisateur peut les consulter, les imprimer ou les télécharger afin de les intégrer dans le logiciel GPAO / ERP. L’utilisateur peut également créer des formulaires qui seront traduits et transmis au donneur d’ordres. Le Web EDI est moins lourd en investissement.

Les étapes clés de la mise en œuvre de l’EDI

Pour que la mise en place d’une solution EDI soit un succès, il faut respecter plusieurs étapes clés :

  • Bien définir ce que l’entreprise attend en mettant en place une telle solution : répondre à des exigences client, réduire les erreurs de saisie, optimiser les processus…
  • Lister les prérequis techniques
  • Bien déterminer les acteurs du projet, cela signifie les interlocuteurs internes et externes du projet
  • Choisir le mode d’EDI (EDI classique ou Web EDI) et sélectionner un fournisseur
  • Mettre en œuvre la solution techniquement : mapping, paramétrage, intégration dans l’ERP…
  • Passer à la phase de test en coordonnant tous les partenaires : client final, éditeur de logiciel ERP / GPAO, prestataire EDI

Une fois toutes ces phases réalisées, le fonctionnement de l’EDI doit être suivi, surtout au début du projet. L’entreprise pourra alors exploiter les avantages de l’EDI.