Obilog - Logiciel GPAO / ERP

ERP = Zéro papier, mythe ou réalité ?

10 juin 2015

Depuis plusieurs années, les concepts de développement durable et de respect de l’environnement ont fait leur apparition dans nos esprits. Les industries sont aussi au cœur de ce thème. Les industriels adaptent leurs outils de production et minimisent l’impact environnemental. Alors, le zéro papier : mythe ou réalité dans nos entreprises d’aujourd’hui ?

Le choix du zéro papier, un enjeu pour les futures générations

Ne plus utiliser de papier pour travailler, c’est un réel défi car le papier a toujours fait partie de nos vies. Pourtant c’est un geste bien utile pour nous et les générations à venir. L’utilisation et la destruction du papier peuvent avoir des impacts énormes tels que la dégradation des forêts, de l’habitat d’un bon nombre d’espèces végétales et animales, la pollution de l’air et de l’eau avec des substances toxiques… Bref, sans être alarmiste, il est bien temps de s’y mettre ! Rappelons en plus qu’économiser le papier est l’une des meilleures décisions pour protéger l‘environnement, mais également pour réaliser d’importantes économies.

Pour compléter cette réflexion, voyons quelques chiffres :
Une tonne de papier = 17 arbres + 3 mètres cubes de déchets + 26 500 litres d’eau + 3 barils de pétrole + 4100 kilowatts !
Source : www.printgreener.com

L’ERP, une opportunité pour le zéro papier

Le logiciel ERP, véritable colonne vertébrale de l’entreprise, est partie prenante dans l’objectif de réduction de consommation papier. Le simple fait de centraliser les données permet de faire circuler l’information.

Prenons le cas simple du traitement d’une facture sans être outillé. La méthode classique serait alors d’imprimer les factures clients, puis les photocopier. Un exemplaire part chez le client par voie postale (cela reste vrai dans la plupart des cas, même si vous allez le voir plus loin d’autres solutions sont proposées), les autres sont distribués au service commercial, comptabilité… où elles seront archivées par date ou par client.

Avec un logiciel ERP en place, tout est centralisé dans la base de données et les utilisateurs ont ainsi accès à l’information en temps réel. Certaines fonctions de l’ERP contribuent grandement à la philosophie zéro papier. L’EDI (Echange de Données Informatisées) ou encore la dématérialisation de factures sont de réelles opportunités. Voici une présentation de ces processus proposés dans la gestion de production OBILOG.

L’EDI, émission et réception de documents en lien avec l’ERP

La définition du terme EDI nous donne : « L’EDI, Electronic Data Interchange en anglais ou Échange électronique de données, est un échange direct standardisé, d’ordinateur à ordinateur, de documents d’affaires entre un émetteur, des fournisseurs et des clients ou partenaires ». Plus concrètement dans l’outil GPAO OBILOG, l’EDI est une fonction qui permet d’intégrer des besoins client directement dans la gestion commerciale et d’envoyer des données de livraison et facturation dans le système du client. Le traitement humain est faible, tous les échanges sont automatisés par voie informatique. Le logiciel ERP converse avec les applications tierces à travers des interfaces personnalisées.

Les avantages de l’EDI sont nombreux :

  • la fluidité des données puisqu’elles sont importées et exportées rapidement via les interfaces
  • la fiabilisation des données, en effet l’absence de ressaisie de l’information minimise le risque d’erreur
  • la réactivité, permise par l’automatisation des traitements, qui nous alerte immédiatement en cas de problème ou de données incomplètes
  • l’économie de papier…

La dématérialisation de factures, du support physique au support numérique

La dématérialisation de factures consiste à faire passer des documents du support physique (le plus souvent papier) au support numérique/électronique. Depuis quelques années, suite aux progrès technologiques et aux modifications législatives, les factures sont dématérialisables tout en gardant leur valeur fiscale. Cette notion de dématérialisation est de plus en plus demandée par les clients et utilisateurs de l’ERP OBILOG. Elle est au cœur d’enjeux d’optimisation en matière de gestion des processus documentaires, tant par les entreprises qui l’émettent que par celles qui la reçoivent.

Comment OBILOG vous permet d’atteindre l’objectif zéro papier ?

Pour chacun de vos clients, OBILOG permet de définir s’ils sont en mode dématérialisé ou non. Lors du traitement de validation des factures, le système fera le tri entre les différents modes de facturation. Ceux qui souhaitent recevoir un document électronique se verront envoyer une facture au format Pdf par mail. Il est à noter que pour répondre aux exigences légales, le document avant envoi passe par un traitement complémentaire qui permet d’apposer la signature électronique.

Depuis peu, OBILOG a élargi cette dématérialisation à d’autres type supports : commande vente, achat, livraison… Ces documents peuvent être envoyés unitairement par e-mail en format Pdf par un simple clic.
Conclusion : risque d’erreur diminué, productivité augmentée et plus de papier !