Obilog - Logiciel GPAO / ERP

Changer de logiciel GPAO

Les raisons d’acquisition d’un nouveau logiciel GPAO peuvent être multiples. Ce type de projet est fédérateur pour l’entreprise, il concerne tous les services. Il doit démarrer par une phase d’analyse des processus afin de trouver l’outil le plus adapté à l’organisation de l’entreprise. Les ressources doivent être mobilisées en interne.

Lorsqu’un outil GPAO est en place dans l’entreprise, pourquoi en changer ?

Chaque entreprise a ses raisons mais on peut citer quelques cas fréquemment rencontrés :

  • L’obsolescence du système en place (contraintes techniques, proximité de l’éditeur…)
  • La volonté de moderniser son système d’information (recherche de nouvelles fonctionnalités, nouvelle technologie…)
  • L’abandon d’un logiciel développé en interne (départ du développeur…)
  • Le besoin d’uniformisation des solutions au sein d’un groupe

Quels impacts pour l’entreprise ?

Au début du projet, de nombreuses questions viennent quant aux impacts qu’aurait un changement de logiciel GPAO :

  • Les données vont être pouvoir être reprises et uniformisées ?
  • Les employés vont-ils devoir changer leurs habitudes de travail ? effectuer des formations ?
  • Doit-on allouer des ressources dédiées pour le paramétrage du nouvel outil ?
  • La productivité va-t-elle pouvoir être améliorée ?

Si l’on vise l’installation d’un nouveau progiciel ERP, par exemple parce que l’ancien système ne permet pas d’assurer certaines fonctionnalités, le changement d’outil peut s’accompagner d’évolutions importantes de l’ensemble du système d’information des entreprises et des processus internes.

Dans tous les cas, la mise en place d’un nouveau logiciel GPAO conduit à une refonte de bon nombre de processus et soulève souvent beaucoup de questions liées à l’organisation même de l’entreprise. Et c’est bien normal car le nouvel outil devra être performant, adapté au contexte de l’entreprise. Il devra également optimiser son fonctionnement tout en respectant les attentes fonctionnelles et financières de l’équipe projet.

Quelques points clés d’un projet de changement d’outil

Le défi d’un projet de changement d’outil GPAO est de trouver un outil standard abordable et facilement adaptable à l’organisation et au secteur d’activité de l’entreprise. Pour cela, mieux vaut avoir quelques bons réflexes :

  • Analyser les processus : cette étape consiste à définir les attentes et les besoins de l’entreprise. Dans le cas d’un changement, il ne faut pas négliger à ce stade le processus de récupération des données existantes.
  • Définir le périmètre fonctionnel du projet : il s’agit là de cadrer les fonctions attendues par les différents services de l’entreprise.
  • Clarifier les perspectives de l’entreprise : ce point est important, l’état des lieux constitue une base solide du projet, mais il ne faut pas négliger de prendre en considération l’avenir de l’entreprise afin que le nouveau logiciel GPAO soit un moteur dans les évolutions futures.
  • Mobiliser les équipes : c’est un facteur de réussite du projet. La création d’une équipe projet est indispensable, l’implication des collaborateurs à différents niveaux et services de l’entreprise est prioritaire. Impliquer les équipes très tôt dans le projet est un facteur clé de succès dans la conduite du changement.